[핵심엑셀] 목록단추로 데이터 입력하는 엑셀 데이터 유효성검사 - 드롭다운 데이터목록 만들기 [오피스위즈 이혜정 엑셀강사]

엑셀 데이터 유효성 검사로 데이터 입력 제한과 데이터목록 만들기 - 엑셀강사 이혜정

 

1. 데이터 유효성 검사란?

엑셀에서 데이터 유효성 검사는 사용자가 셀에 입력하는 데이터의 형식이나 값을 제한할 수 있는 기능입니다. 좀 더 쉽게 표현하면 원하는 형식이나 값만 입력하도록 하는 것이죠.  특정 셀 범위에 '0~9까지의 정수'만 입력하게 하거나, 영문자만 입력하게 하고, 특정 단어만 입력할 수 있도록 하고 싶을 때에도 데이터 유효성 검사를 사용하면 효과적입니다.  

 

2.  데이터 유효성 검사 배우기 

직접 데이터 유효성 검사를 적용해볼까요?

우리가 인터넷으로 실명인증을 할 때 늘 보는 내용 중 하나가 바로 가입된 통신사를 입력하는 것인데, 이 과정을 떠올려보면 직접 숫자를 입력하지 않고, 목록단추에서 통신를 선택해왔을거예요. 엑셀의 데이터 유효성검사를 활용하면 이 과정을 손쉽게 만들 수 있어요. 다음의 과정을 따라해 보세요. 

1) 위와 같은 글자와 테두리를 입력하고 통신사 옆의 빈칸을 선택합니다. 

2) 메뉴탭의 '데이터>데이터유효성검사'를 클릭합니다. 

3) 데이터 유효성검사 대화상자에서 제한 대상을 '목록'으로,

원본에 "SKT,KT,LGU+,알뜰폰"을 입력하고 [확인]을 클릭합니다. 

4) 이제 통신사 입력란에 드롭다운 목록단추가 생기고, 이 단추를 클릭하면 통신사 목록이 드롭다운 메뉴로 펼쳐집니다. 이곳의 통신사명을 클릭해서 입력할 수 있습니다. 

5) 데이터 유효성검사가 적용된 셀은 목록단추를 이용하여 입력해도 되고, 직접 입력하는 것도 가능합니다. 단, 목록단추에 있는 데이터와 똑같은 데이터여야 하고, 같지 않은 데이터가 입력되면 오류메시지가 뜨면서 입력이 불가합니다. 

 

6) 전화번호도 같은 방법으로 입력할 수 있습니다. 한번 연습해 보세요. 

7) 전화번호처럼 '0'으로 시작하는 숫자를 표현하려면, 셀서식을 위와 같이 설정하세요. 

데이터 유효성검사의 '제한대상'목록의 다른 조건들도 같은 방법으로 설정할 수 있습니다. 다양한 방법의 데이터 유효성검사 유형을 실무에 활용해보세요. 

 

 

3. 셀 목록을 사용한 데이터 유효성 검사

 

다음과 같은 주문 내역서를 작성할 때  커피메뉴가 드롭다운 목록에서 나오도록 데이터 유효성 검사를 적용해 보겠습니다. 

다음의 과정을 따라해 보세요. 

 

1) 유효성을 검사할 셀을 하나 이상 선택합니다. 주문 내역서의 메뉴 열 전체를 선택합니다.

 

 

2) 메뉴의 '데이터>데이터도구>데이터 유효성 검사'를 클릭합니다.

 

 

3) 설정 탭의 <제한 대상:>에서 '목록'을 선택합니다.  

 

 

4)<원본> 상자에 목록 값을 입력합니다. 데이터로 허용이 되고, 드롭다운메뉴로 보일 데이터 값을 입력하는 것입니다. 

 

5)메뉴 열에 목록단추가 보이게 됩니다. 이 단추를 클릭합니다. 

 

6)데이터 유효성 검사에서 설정한 데이터의 목록이 드롭다운 메뉴로 보입니다. 

 

7) 입력할 데이터를 찾아 클릭합니다. 같은 방법으로 다음 셀에서 데이터를 입력합니다. 목록에서 선택하는 대신 직접 데이터를 입력해도 목록에 있는 데이터라면 입력이 가능합니다. 

 

8) 목록에 없는 데이터를 입력해 봅니다. 

 

9)입력한 값이 잘못되었다는 오류메시지 창이 뜹니다. [다시 시도]를 눌러 허용되는 데이터를 입력합니다. 입력을 하지 않으려면 [취소]를 합니다. 

입력되는 데이터의 형식이나 값을 사용자가 미리 지정하여 원하는 값을 입력받을 수 있는 데이터 유효성 검사에 대해 알아보았습니다. 
다음 포스팅에서는 데이터 유효성 검사를 통해 입력데이터를 제한하고, 잘못된 값이 입력되었을 때 오류메시지 작성하는 방법을 알아보겠습니다.  

유효성검사 연습.xlsx

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